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03.05.2019

Effizienzsteigerung durch ERP-Systeme – das müssen Unternehmen wissen

‚Die Konkurrenz schläft nicht.‘ Jeder Unternehmer, der mit seinem Betrieb am nationalen oder internationalen Wettbewerb um die Märkte teilnimmt, muss sich irgendwann um die interne Effizienz Gedanken machen. Die Frage nach der Optimierung von Firmenprozessen ist natürlich nicht neu, benötigt aber in Zeiten globalisierter Märkte und erhöhtem Konkurrenzdruck eine neue Auffrischung. Wer mitmischen will, muss immer up to date sein.

Das gilt auch beim Thema der Digitalisierung. So hat der technologische Fortschritt unlängst dazu beigetragen, dass sich komplette Firmenstrukturen verändert haben. Vernetzung, Controlling, Automatisierung: Das sind nur ein paar Beispiele, die den Charakter progressiver Wirtschaft ausmachen. Doch was genau passiert da eigentlich im Detail?

ERP – eine Definition

Das Enterprise Resource Planning hat sich in den letzten Jahren in nahezu allen Wirtschafts- und Industriezweigen durchgesetzt. Hinter dem englischsprachigen Begriff verbirgt sich eine informationstechnologische Anwendung, die es den Unternehmensorganen ermöglicht, jeden notwendigen Firmenprozess einzusehen und zu steuern. Und das mit einer einzigen Software. Die All-In-One-Programme gleichen so einer Art Hauptschaltzentrale, an der alle Abläufe zusammenlaufen, bei Bedarf verkettet, kontrolliert, automatisiert und optimiert werden können. Da die Komplexität des Enterprise Resource Plannings nur schwer zu fassen ist, lohnt sich zunächst der Blick auf dessen Feature-Spektrum. Im Grunde dreht sich alles um die optimale Nutzung jeglicher Ressourcen:

 

→ Controlling

→ Finanzen

→ Buchhaltung

→ Produktion

→ Supply Chain Management

→ Materialwirtschaft

→ Geschäftsleitung

→ Warenbeschaffung

→ Einkauf/Verkauf

→ Marketing

→ Qualitätsmanagement

→ Personalmanagement

 

Hier gilt es zu erwähnen: Die folgenden Leistungspakete stellen nur Auszüge dar. In der Regel werden ERP-Systeme ganz individuell an die jeweiligen Unternehmensbedürfnisse angepasst, damit auch wirklich jede Branche davon profitieren kann. Auf dem Markt existieren unzählige ERP-Anbieter, was den Findungsprozess maßgeblich erschwert. Weil es sich aber nicht um ein Produkt von der Stange handelt, raten Entwickler wie Anwender dazu, vor der Einführung ein umfassendes Scouting vorzunehmen, um die optimale Software zu finden. Erfahrungsberichte können bei der Entscheidung helfen. In der Praxis ergeben sich durch den Einsatz der mächtigen Tools vielfältige Möglichkeiten zur Prozessoptimierung. Der folgende Abschnitt erläutert einige Beispiele.

Prozessoptimierung durch ERP

Erst beim Blick auf praktische Anwendungen wird die Wirkungsweise von ERP-Systemen richtig deutlich: Beispielsweise ist durch die transparente Echtzeit-Datenspeicherung eine umfassende Lagerübersicht möglich. So lässt es sich längerfristig vermeiden, dass Materialengpässe oder Überschüsse entstehen. Der zentrale Datenbankzugriff gewährt allen zuständigen Abteilungen einen raschen Austausch mit Kunden oder Zulieferern und fördert ein lokalitätsunabhängiges Arbeiten. Kontrollinstanzen können dank der betriebswirtschaftlichen Prognosen, welche sich von internen und externen Faktoren ableiten lassen, eine zukunftsorientierte Produktionsplanung vornehmen und agil auf die dynamischen Marktprozesse reagieren. In der Quintessenz sichern ERP-Systeme damit eine aktive Teilnahme am Welthandel.

Einsatzgebiete der Software

Lange Zeit galt ERP als die IT-Königsdisziplin der Großkonzerne und Industriegiganten. Doch durch die stetige Weiterentwicklung bekommen die Anwendungen vermehrt auch Zugang zu den Strukturen der kleineren Marktteilnehmer. Hier ist es dem Internet zu verdanken, dass sich neue Möglichkeiten für KMUs etablieren konnten. Immer mehr ERP-Systeme bekommen dank externer Provider und Cloud-Computing eine schlankere und intuitiver gestaltete Form. Zwar haben die etablierten On-Premise-ERP-Systeme längst nicht ausgedient, doch sie bekommen nun eine Aktualisierung. Eine Gegenüberstellung:

 

Cloud-ERP

On-Premise-ERP

→ Mobiler Datenzugriff

→ Software-as-a-Service-Modell (SaaS)

→ Hardware vom Anbieter gestellt

→ Benötigt Internetverbindung

→ Zugriff auf externe Cloud

→ Bessere Preiskalkulation

→ Auf lokalen Rechnern installiert 

→ IT-Personal und Knowhow von Nöten

→ Umfangreiches Customizing

→ Mit firmeneigener Hardware betrieben

→ Schwierige Kostenplanung (Support- oder Wartungsgebühren fallen an)

Gerade bei KMUs, aber auch Startups oder Freelancern hat sich Cloud-basiertes ERP durchgesetzt. Die Programme liegen kostentechnisch meist deutlich unter den großen On-Premise-Modellen und kommen mit einfacher Wartung aus, brauchen also für die Betreuung keine IT-Spezialisten oder Fachkräfte. Die kleineren Betriebe arbeiten oft mit einer Vielzahl an Programmen, die meist nur ungenügend oder gar nicht zusammen funktionieren. Da aber auch in diesem Fall komplexe Firmenstrukturen vorliegen, kann ein solches Vorgehen die Abläufe unübersichtlich machen und die Abwicklung verlangsamen. 

Eine Anwendung für das Enterprise Resource Planning umgeht den mehrgliedrigen Weg verschiedener Software-Lösungen und bündelt alle Aufgabenbereiche auf einer Plattform. So wird weniger Zeit für administrative Zwecke verschwendet und der Kunde kann schnell und effizient bedient werden. Eine Notwendigkeit für die Unternehmen von morgen.