nach oben
Anzeige
© Pixabay
16.09.2017

GoBD: die Galgenfrist läuft – Büroland informiert

„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz „GoBD“ heißen die Anforderungen an die elektronische Datenverarbeitung, die seit 2015 in Sachen „Finanzbuchführung“ an die Betriebe gestellt werden. Ganz wichtig: Wer die Richtlinien nicht einhält, dem können Sanktionen durch die Finanzverwaltung drohen.

Wer ist betroffen?

Grundsätzlich alle Unternehmensformen, die der einfachen sowie der doppelten Buchführung unterliegen. Hierunter fallen Freiberufl er, Kleinunternehmer, Einzelunternehmer, Eingetragene Kaufl eute, Personen- und Kapitalgesellschaften.

Welche Systeme sind betroffen?

Die seit 2015 geltenden Bestimmungen müssen bei allen steuerlichen und außersteuerlichen Unterlagen und Aufzeichnungen, die für das Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind, angewendet werden. Neben Dokumenten in Papierform zählen nun auch E-Mails und Dokumente zum Download zu den aufbewahrungs- und aufzeichnungspflichtigen Daten. Auch die Kostenrechnung zum Beispiel ist von den Regelungen betroffen, wenn die Kostenstellung zur Bewertung herangezogen wird. Darüber hinaus gelten die Aufzeichnungs-,
Aufbewahrungs- und Dokumentationspfl ichten bei allen Vorund Nebensystemen. Einige Beispiele: die Lohnbuchhaltungs-, Warenwirtschafts- und Zahlungsverkehrssysteme, ebenso die Materialwirtschaft, Fakturierung und die Zeiterfassung sowie Programme und Verfahren zum Scannen von Rechnungen und die Archivierung.

Die schon länger im Fokus der Betriebsprüfung stehenden Kassensysteme,
Taxameter und elektronischen Waagen, aber auch die Geldspielautomaten
sind hier zu nennen.

Anforderung an die Buchführung

Verlangt wird, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Das gilt natürlich auch für die digitalen Aufzeichnungen. Zudem muss auch die Prüfung vom Beleg über die verschiedenen Aufzeichnungsebenen bis zur Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung möglich sein. Um sich zeitnah ein Überblick zu verschaffen, muss dem sachverständigen Dritten eine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden.

Ablage- und Aufbewahrungspflichten

Generell lässt sich sagen, dass alle steuerrelevanten Daten in Ihrer Ursprungsform aufbewahrt werden müssen und nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden dürfen. Die Finanzbehörden verlangen
ausdrücklich eine geordnete Aufbewahrung der geschäftlichen Unterlagen. Ein besonderes Ordnungsprinzip ist nicht vorgeschrieben. So kann die Ablage etwa nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Überdies ist die gesamte Buchführung – auch soweit sie Sachverhalte betrifft, die sich steuerlich nicht auswirken – aufbewahrungs- und vorlagepflichtig. Damit stellt die Finanzverwaltung klar, dass auch rein handelsrechtliche Buchungen im Rahmen der Betriebsprüfung (elektronisch)
vorgelegt werden müssen. Auch wichtig: Diese Daten müssen unveränderbar (revisionssicher) gespeichert werden! Weitere Informationen zu diesem weitreichenden Thema gibt es im Oktober.

Ihre Ansprechpartnerin:
Stephanie Sobe
ssobe@bueroland.com
07231 / 3896-17