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06.11.2017

Seit 1. Januar 2017 Pflicht für Betriebe: Die E-Mail-Archivierung nach GoBD-Standards

Wenn das papierlose Büro propagiert wird, dann passt in dieses Denken sicher nicht die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von buchhaltungs-relevanten Belegen. Kann die Umwandlung papiergebundener Dokumente in eine elektronische Datei die Lösung sein? Schon 2013 ergab eine Simulationsstudie des Instituts für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel im Auftrag der DATEV eG, dass „gescannte Dokumente einen mit dem Papieroriginal vergleichbaren Beweiswert erreichen können“, so der Studienleiter Professor Alexander Roßnagel.

Die Aufbewahrung von Unterlagen muss bestimmten Ordnungskriterien unterliegen, beispielsweise Zeitfolge, Belegnummern, Sachgruppen, Kontenklassen oder alphabetischer Reihung. Sofern diese den GoB entsprechen, können aufbewahrungspflichtige Unterlagen auch digital aufbewahrt werden. Voraussetzung hierbei ist, dass die Wiedergabe des Scanergebnisses mit dem Original bildlich übereinstimmt (GoBD, Rz. 130) und die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sind (GoBD, Rz. 118).

Beim Ersetzenden Scannen werden die in Papierform eingehenden buchungsrelevanten Belege wie beispielsweise Rechnungen eingescannt, sodass diese digital weiterverarbeitet werden können. Das Papier kann dann entsorgt werden, wenn sowohl der Scan-Prozess als auch die Aufbewahrung der digitalisierten Belege Manipulationen ausschließen. Um die korrekte Entstehung des Belegbildes nachweisen zu können, muss im Unternehmen allerdings  zusätzlich ein entsprechendes Scan-Verfahren aufgesetzt und dokumentiert werden (Verfahrensdokumentation). Für die Konzeption und Einrichtung dieses Prozesses sind der Steuerberater und Ihr IT-Dienstleister der geeignete Ansprechpartner.

Laut GoBD sollen Dokumente, sofern diese eingescannt wurden, in ihrer ursprünglichen Form nicht weiter verwendet werden. Die weitere Bearbeitung soll nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen (GoBD, Rz. 139). Sollte dennoch eine weitere Bearbeitung notwendig sein, ist ein erneuter Scan-Vorgang vorzunehmen und ein Bezug zum ersten digitalen Dokument herzustellen.

Der manipulationssichere Scan, die maschinelle Auswertung und die Versionierung der Dokumente kann vollständig durch ein revisionssicheres Archivsystem gewährleistet werden. Dieses bietet neben der Erfüllung der GoBD auch noch eine enorme Zeitersparnis bei der Suche von Belegen. Dank Volltextsuche werden beispielsweise Lieferantenrechnungen anhand von Schlagwörtern innerhalb von Sekunden gefunden. Der klassische Gang ins Archiv entfällt und falsch abgelegte Belege gehören der Vergangenheit an!

Das Ersetzende Scannen von Buchungsbelegen ist bereits gängige Praxis in großen Unternehmen und wird von der Finanzverwaltung grundsätzlich anerkannt. Die Ablage lässt sich damit unter Einhaltung aller erforderlichen Aufbewahrungspfl ichten verschlanken. So können auch kleine und mittelständische Unternehmen bares Geld sparen, da Archivflächen und Kosten für betriebliche Abläufe reduziert werden.

Weitere Informationen zu diesem weitreichenden Thema gibt es im Dezember.

Ihre Ansprechpartnerin:
Stephanie Sobe
ssobe@bueroland.com
07231 / 3896-17