Das Thema E-Mail-Archivierung ist in vielen Fällen das Sorgenkind im Unternehmen. Oft ist unklar ob alle E-Mails archiviert werden müssen. Wenn ja: Wie lange und in welcher Form muss dies geschehen, um den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu entsprechen?
Genügt es den elektronischen Schriftverkehr samt Geschäftsbrief auszudrucken und so abzulegen?
Nein, nach den Anforderungen der GoBD reicht es nicht, sie nur auszudrucken und in Papierform abzulegen. E-Mails, die der Archivierungspflicht unterliegen, müssen inklusive ihrer Datenanhänge in elektronischer Form jederzeit verfügbar, vollständig, manipulationsgeschützt und maschinell auswertbar vorliegen.
Wann muss eine E-Mail nach GoBD archiviert werden?
Dokumente, die als Geschäftsbriefe gelten (Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen) oder steuerlich relevant sind, fallen unter die Regelungen für die ordnungsgemäße Buchführung – egal, ob diese digital oder in Papierform vorliegen. Sämtliche Geschäftsbriefe die per E-Mail versendet oder empfangen wurden müssen seit diesem Jahr ordnungsgemäß archiviert werden, simples abspeichern reicht nicht mehr aus. Wichtig ist, dass diese Datei die vollständigen Pflichtangaben für die steuerliche bzw. umsatzsteuerliche Veranlagung enthalten muss. Sofern die E-Mail nur als Begleitschreiben dient und im Anhang das steuerlich relevante Dokument verschickt wird, so genügt es, wenn nur diese Datei archiviert wird. Sofern in der E-Mail noch Ergänzungen zum Anhang stehen, so muss die E-Mail auch entsprechend archiviert werden.
Wie lange müssen die Daten archiviert werden?
Je nach Art der E-Mails und ihrer steuerlichen Relevanz ist eine Aufbewahrungsfrist von sechs bis zehn Jahren einzuhalten.
Die Aufbewahrungsfrist für Handelsbriefe beträgt einheitlich sechs Jahre, ebenso für Geschäftsbriefe. Zu beachten ist, dass die Frist erst mit Schluss desjenigen Kalenderjahres beginnt, in dem der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde. Übrige Unterlagen, wie Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse sind zehn Jahre aufzubewahren.
Hardware- oder Softwaremöglichkeiten
Für Unternehmen mit digitalem Geschäftsverkehr bedeutet die neue Regelung einen großen Aufwand. Oberstes Gebot: Beim Archivieren muss die Unveränderbarkeit sichergestellt sein. Die Mails auf einer normalen externen Festplatte abzuspeichern genügt nicht. Die GoBD schreiben ganz klar vor, dass die Unveränderbarkeit der E-Mails beim Archivieren sichergestellt sein muss. Alle Mails müssen originalgetreu erhalten bleiben. Das kann entweder hardwaremäßig durch unveränderbare Datenträger (WORM) oder per Software (Archivsystem) mittels Features wie Zugriffsberechtigungen, Protokollierung, Versionierung, Sicherungen, Löschmerker usw. geschehen.
Weitere Informationen zu diesem weitreichenden Thema gibt es erneut im November.
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